Verfahrensdokumentation
Vor dem Hintergrund der Inkraftsetzung der neuen GoBD (Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) werden Verfahrensdokumentationen immer wichtiger. Für nahezu alle Unternehmen in Deutschland haben sich neue Anforderungen ergeben. Die GoBD schreiben ausdrücklich vor, dass die Unternehmen alle verwendeten Verfahren in einer Dokumentation ausführlich beschreiben müssen.
Können Sie als Unternehmen diese Daten in der geforderten Form den Finanzbehörden nicht zur Verfügung stellen, gilt dies schon als Verstoß gegen die Beweiskraft der Buchführung gemäß § 158 Abgabenordnung (AO) und führt somit zur Schätzungsbefugnis durch das Finanzamt nach § 162 AO. Die Zuschätzungen belaufen sich in der Regel bei 5-10 % des jeweiligen Jahresumsatzes. Die Finanzverwaltung unterscheidet nicht zwischen doppelter Buchführung und Einnahmen-Überschuss Rechnung. Somit sind alle Unternehmen von den GoBD und der daraus resultierenden Verfahrensdokumentation betroffen.
Die Umsetzung der Vorgaben der GoBD obliegt hier dem Steuerpflichtigen. Dies gilt genauso für die Erstellung der Verfahrensdokumentation. An dieser Stelle benötigen gerade kleine und mittelständige Unternehmen fachkundige Unterstützung. Die GoBD weisen in Kapitel 2 explizit darauf hin, dass die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit ausschließlich beim Steuerpflichtigen liegt, auch wenn er Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben ausgelagert hat.
Nicht GoBD-konform sind alle Dokumente, die Sie in Word oder Excel erfassen und als Datei in einem normalen Dateimanager und nicht zeitnah in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) speichern. Das gilt für alle steuerrechtlich relevanten Dokumente, wie zum Beispiel für Ausgangsrechnungen oder Kassenbücher. Da in Word oder Excel erstellte Dokumente ohne revisionssichere Archivierung jederzeit überschrieben werden können, ohne dass diese Änderungen dokumentiert werden, genügen diese nicht den Anforderungen der Finanzverwaltung.
Machen Sie es Ihrem Finanzamt nicht zu leicht und riskieren Hinzuschätzungen von Umsatz und Gewinn aufgrund einer fehlenden Dokumentation Ihrer Abläufe.
Wir empfehlen Ihnen daher, eine Verfahrensdokumentation im Unternehmen zu erstellen. Sie erfüllen damit die Anforderungen der Finanzverwaltung. Gleichzeitig haben Sie die Chance Prozessabläufe zu überprüfen und zu optimieren.
